Положение комитета

Утверждено Координационным Комитетом

Протокол голосования от 25 января 2017 г.

Положение о Координационном комитете по профилактике и борьбе с ВИЧ/СПИД в Российской Федерации

Сокращения

КК Координационный Комитет

CД Страновой диалог в России по программе ГФ на 2015-2016 гг.

ОР Основной реципиент

ГФ Глобальный фонд для борьбы со СПИДом, туберкулезом и малярией

СР Суб-реципиент

Введение

КК был избран и утвержден Протоколом заседания участников Странового Диалога (далее по тексту – «СД») от «14» мая 2014 года (Приложение № 1 к настоящему Положению), как орган, выступающий от имени CД в целях координации подготовки и реализации программы ГФ в России на 2015-2017 гг.

Координационный комитет руководствуется документами Глобального фонда, регламентирующими вопросы новой модели финансирования, подготовки концептуальной записки, документами, регулирующими работу страновых координационных комитетов (СКК) и иными документами Глобального фонда, применяемым к отношениям, возникающим в процессе подготовки и реализации программы ГФ в России на 2015 – 2017 г.г.

1. Функции Координационного Комитета.

1.1 Координационный Комитет обязан:

1.1.1. Обеспечить прозрачный процесс разработки концептуальной заявки с участием широкого круга заинтересованных сторон и своевременное направление заявки в ГФ;

1.1.2. Выбрать и номинировать ОР(ов), обеспечив открытый и транспарентный процесс в отношении выбора основных реципиентов/ исполнителей, а также с учетом результатов голосования СД по вопросу о предложении возможной кандидатуры ОР.

1.1.3. От имени CД осуществлять надзор за исполнением программы ГФ в РФ, и содействовать исполнителям.

1.2. Координационный Комитет вправе:

1.2.1. Для осуществления своих обязанностей КК может создавать временные или постоянные рабочие группы при КК без права голоса при принятии решений КК и привлекать технических партнеров, запрашивать техническую поддержку.

2. Структура и персональный состав КК, порядок вступления и исключения из членов КК.

2.1 КК состоит из 23 членов, сформирован по следующему принципу:

• 3 представителя от сообщества потребителей инъекционных наркотиков,

• 2 представителя от представителя от ключевой группы мужчин, практикующих секс с мужчинами (МСМ) и трансгендеров,

• 2 представителя от сообщества секс работников,

• 2 представителя от сообщества людей, живущих с ВИЧ,

• 2 представителя от неправительственных организаций, оказывающих услуги по профилактике ВИЧ–инфекции.

• 2 представителя от академических организаций и/или ассоциаций специалистов (врачей, социальных работников),

• 2 представителя от правозащитных организаций\правозащитника,

• 1 представитель от агентств ООН и/или других международных организаций, работающих в России (которые участвуют в качестве наблюдателей без права голоса при принятии решений)

• 2 представителя от организаций, являющихся Основными получателями средств ГФ для текущих программ (участвуют без права голоса при принятии решений; бывшие Основные получатели также могут участвовать в KK без права голоса при принятии решений),

• 5 представителей от региональных сетей, работающих в интересах ПИН (ЕСЛУН), МСМ и ТГ (ЕКОМ), СР (SWAN), ЛЖВ (ВЦО), а также региональной сети ITPC , которые участвуют в качестве наблюдателей без права голоса при принятии решений.

2.2. Члены КК (за исключением членов, имеющих статус наблюдателей) избираются участниками Странового диалога путем голосования.

2.3. Персональный состав членов КК, избранного на заседании СД от 14 мая 2014 года утвержден Протоколом заседания СД от 14 мая 2014 года (Приложение 1 к настоящему Положению).

2.4. Члены КК осуществляют свою деятельность добровольно на безвозмездной основе.

2.5. Члены КК и их альтернаты получают возмещение расходов, связанных с выполнением своих обязанностей в случае командировки, а именно компенсацию стоимости билетов, проживания и суточные, за исключением ОР, расходы которых финансируются в рамках текущих соглашений.

2.6. Вознаграждение могут получать привлеченные технические эксперты на основе договоров об оказании услуг и в рамках согласованного бюджета, в случае, если КК привлечет дополнительные средства на оплату услуг привлеченных технических экспертов.

2.7. Исключение из членов КК происходит по следующим основаниям:

2.7.1. Личное заявление члена КК.

2.7.2. Исключение члена из состава КК по решению КК в соответствии с п.п. 2.9, 2.10, 2.11.

2.7.3. Смерть члена КК. Порядок замены члена КК в этом случае осуществляется в соответствии с п. 2.8.

2.7.4. Прекращение деятельности КК.

2.8. Личное заявление члена КК направляется им на имя Председателя КК. С момента подачи заявления об отказе от членства и до избрания или назначения нового члена, данный сектор в КК представляет альтернат. Кандидатуры альтернатов определяются результатом голосования 14 мая 2014 года или по результатам проведения новых выборов. Альтернатом считается лицо, следующее за членом КК по количеству голосов (Приложение № 1 к настоящему Положению).

2.9. Любой член КК может быть исключен из состава если по мнению 2/3 членов КК он/она не справляется со своими обязанностями, а именно:

• Без уважительных причин два и более раза уклонился от обсуждения и/или голосования по вопросам, поставленным на обсуждение КК Председателем, за исключением случаев, когда член КК воздержался от голосования или дискуссии, о чем он должен уведомить КК в момент голосования или обсуждения;

• Не соблюдает общепринятые этические нормы при взаимодействии с членами КК и третьими лицами от имени КК.

2.10. Член КК должен быть заблаговременно предупрежден о возможном исключении. Вопрос об исключении рассматривается КК при его утверждении 2/3 голосов.

2.11. Исключение членов из состава КК может иметь место только в случае, если:

• все члены КК были письменно уведомлены как минимум за 2 недели о том, что вопрос об исключении члена из состава КК будет обсуждаться и голосоваться на предстоящем заседании КК;

• соответствующий сектор проинформирован об инициации исключения и его результатах (список представителей соответствующего сектора в Приложении № 1 к настоящему Положению);

• члену КК, чье исключение из состава КК рассматривается на заседании КК, была предоставлена возможность выступить в свое оправдание; и

• после обсуждения исключение члена из состава КК утверждено простым большинством голосов членов КК при наличии кворума.

3. Органы Координационного Комитета, обязанности порядок избрания

3.1 Органами КК являются:

3.1.1. Председатель КК — руководит работой КК, выступает от имени КК перед третьими лицами, подписывает протокол заседания КК.

3.1.2. Секретарь КК – ведет протокол голосований и заседаний КК, помогает обеспечивать взаимодействие членов КК посредством различных способов коммуникаций, обеспечивающих возможность вести конструктивный диалог.

3.2. Порядок выбора и прекращения полномочий Председателя и Секретаря КК.

3.2.1. Председатель КК и Секретарь КК избираются простым большинством из числа присутствующих на очном заседании членов КК, имеющих право голоса и которые изъявили соответствующее желание

3.2.2. Секретарь КК – позиция, делегируемая одному из членов КК, которая не дублирует, но дополняет деятельность Секретариата КК. Функции Секретариата КК выполняет организация, которая выбирается в рамках открытого конкурса и становится держателем бюджет КК. Секретариат КК призван решать ежедневные административные и технические задачи в целях обеспечения полноценного функционирования КК. Деятельность Секретариата КК и его сотрудников определяется Положением о Секретариате Координационного комитета.

3.2.3. Председатель КК избирается сроком на 6 месяцев, без автоматического продления. Вместо избрания одного участника КК в качестве председателя КК сроком на 6 месяцев, КК может утвердить простым большинством голосов список участников КК, которые будут замещать должность Председателя в виде ротации каждые 6 месяцев в согласованном КК порядке. Приоритет при избрании Председателя и\или утверждения списка для ротации может отдаваться представителям ключевых групп из участников КК.

3.2.4. Секретарь КК избирается на срок 1 год, с автоматическим ежегодным продлением на один год, если никто из членов КК не поставит вопрос о его переизбрании по истечении каждого последующего года с момента избрания или автоматического продления срока полномочий.

3.2.5. Полномочия Председателя и Секретаря КК прекращаются по следующим основаниям:

• истечение срока полномочий

• личное заявление о сложении полномочий,

• исключение из состава членов КК в соответствии с п.п. 2.9, 2.10, 2.11,

• избрание другого Председателя и/или Секретаря КК в случае невозможности действующих Председателя и/или Секретаря соответственно осуществлять свои полномочия в полной мере. В этом случае решение принимается простым большинством членов КК, присутствующих на заседании.

4. Заседания КК и порядок принятия решений.

4.1. Заседания КК проходят как в очной, так и заочной форме посредством средств связи. В случае заочного заседания члены КК должны иметь возможность следить за ходом заседания и участвовать в нем. Секретарь перед подсчетом голосов и принятием решения должен убедиться, что все члены КК имели техническую возможность принимать участие в обсуждении вопросов, по которым принимается решение.

4.2. Кворум, необходимый для принятия решений, более 2/3 от числа голосующих членов КК.

4.3. Решение о проведении заседания в очной форме принимается членами КК. В случае проведения заседаний в очной форме все члены КК (их альтернаты) получают письменное уведомление о проведении предстоящего заседания КК по электронной почте, телефонограммой или факсом как минимум за 5 календарных дней. В уведомлении указывается место и время проведения заседания КК. К уведомлению прилагаются повестка дня и документы для рассмотрения на заседании. Повестка дня утверждается голосованием в начале заседания КК.

4.4. Член КК, который не может присутствовать на заседании КК, информирует об этом своего альтерната (см. Приложение 1 к настоящему Положению) и других членов КК по электронной почте. После такого уведомления альтернат присутствует на заседании КК с правом голоса.

4.5. В ходе очных заседаний КК принимает решения при наличии кворума не менее 2/3 голосующих членов или их альтернатов в случае отсутствия членов на заседании. При отсутствие кворума в ходе очной встречи, вопрос переносится на обсуждение и, если необходимо, голосование посредством обмена электронными сообщениями в соответствующей гугл-группе.

4.6. В ходе очных встреч КК принимает решения на основе консенсуса. В случае невозможности принятия решений консенсусом члены КК принимают решения путем голосования простым большинством при наличии кворума.

4.7. Члены проводят голосование открытым методом – простым поднятием руки. В случае равного количества голосов «за» и «против» вопрос вновь ставится на голосование после повторного обсуждения. Переголосование в рамках одного голосования не допускается, за исключением случаев согласованного принятия решения о проведении повторного голосования, результаты которого будут отменять результаты предыдущего голосования.

4.8. В остальных случаях все вопросы, связанные с функционированием КК и решения по ним могут обсуждаться посредством использования электронной почты или конференц — связи (скайп, телефон, гугл чат и иные технические средства, согласованные всеми членами, как наиболее удобные для взаимодействия.). Во всех случаях за исключением очных встреч, голосование происходит посредством отправки электронных сообщений с заранее поданных участниками КК адресов электронной почты. Из содержания сообщения волеизъявление участника должно быть ясно читаемым и не вызывать сомнений в позиции участника. Сообщения каждого члена КК всегда должны быть видны другим членам КК. Обращение к третьим лицам от имени КК должно быть согласовано с членами КК, обеспечивая возможность членам КК автоматически получать копии этих обращений.

4.9. Принятие решений КК происходит посредством голосования. Решение считается принятым, если за него проголосовало более половины членов КК при заочном голосовании и более половины членов КК образующих кворум при очном голосовании. Член КК, который в ходе заочного голосования не отвечает на сообщения на свою электронную почту после двухкратных напоминаний, считается воздержавшимся от голосования.

4.10. Для работы КК секретарем КК создается закрытая гугл-группа, в которую подписываются все члены КК, указывая свои постоянные действующие адреса электронной почты.

4.11. За исключением очных встреч и конференц звонков (скайп или телефон), все обсуждения, голосования и обмен информационными сообщениями происходит посредством отправки членами КК сообщений в гугл-группу. Каждый инициатор обсуждения или информирования обязан отразить суть вопроса в названии электронного сообщения. Название сообщение необходимо начинать с даты в формате дд.мм.гг. Все последующие обсуждения по данному вопросу должны происходить посредством ответов и комментариев в одной цепочке электронных сообщений, включая и возможное голосование для принятия решений по данному вопросу. Формулировка окончательного решения и подведение итогов голосования производится секретарем КК или любым из членов КК по поручению Председателя КК. Электронное сообщение с окончательной формулировкой решения по существу принятого вопроса и/или результатами голосования (при голосовании) должно быть последним в цепочке сообщений по конкретному вопросу, за исключением случаев, когда цепочка сообщений была инициирована в целях информирования. При голосовании посредством электронных сообщений, Председатель по собственной инициативе или по просьбе членов КК может ограничить время голосования по вопросу. В этом случае Председатель КК должен объявить время окончания голосования исходя из того, что период времени с момента объявления сроке окончания голосования до момента окончания голосования должен составлять не менее 24 часов.

4.12. Обсуждение, информирование или приглашение к принятию решений по вопросам работы КК может быть инициировано любым членом КК посредством направления электронного сообщения в гугл-группу.

4.13. Для конференц звонков секретарь заранее готовит повестку дня, которую рассылает в гугл-группу с предложением об одобрении и/или дополнении вопросами, которые требуют обсуждения. В ходе конференц — звонков секретарь ведет протокол обсуждения и затем рассылает его в гугл-группу для информации и возможных дополнений членами КК. Окончательный протокол конференц — звонка хранится у секретаря КК.

4.14. Никто из членов КК не имеет права удалять электронные сообщения из гугл-группы в течение всего времени работы КК.

4.15. Отчет о заседаниях КК и информирование СД о работе КК

4.15.1. Отчет об очном заседании КК или конференц-переговоров ведется Секретарем КК или другим членом КК по согласованию. В отчете указывается поименный список, количество присутствующих и отсутствующих на заседании членов КК, а также количество и данные о приглашенных лицах. Указывается кворум.

4.15.2. Отчет содержит записи всех существенных обсуждений и решений, принятых в ходе заседания КК, и отражает различные точки зрения в отношении принимаемых решений.

4.15.3. Отчет отражает метод и результаты голосования, включая фактическое количество голосов «за» и «против», а также количество воздержавшихся по каждому вопросу повестки дня, вынесенному на заседание КК. Отчет также содержит сведения о возможном применении процедур урегулирования конфликта интересов.

4.15.4. Секретарь рассылает проект отчета в электронном виде членам КК (и при необходимости альтернатам) в течение 30 календарных дней после проведения заседания КК.

4.16. Отчет корректируется в зависимости от внесенных предложений или замечаний. Окончательная версия отчета подписывается Председателем КК и Секретарем КК. Отчет хранится у Секретаря КК для предъявления по первому требованию, а также рассылается участникам СД и направляется в Секретариат ГФ.

4.17. Любой из членов КК может с согласия остальных членов КК проинформировать СД о работе КК. Председатель КК или по его поручению любой из членов КК обязаны проинформировать членов СД по любому вопросу, по которому КК принимал решение.

5. Финансирование и организация работы КК

5.1 Финансирование деятельности КК производится из средств Секретариата Глобального Фонда. КК принимает решение о том, кто выполняет функции обеспечения деятельности КК. Для этого может быть привлечен технический помощник – физическое лицо или организация (юридическое лицо), с которыми по согласованию с КК заключается соответствующий договор с Секретариатом Глобального Фонда, либо с иным лицом по рекомендации или поручению Секретариата Глобального Фонда.

5.2. Функции обеспечения деятельности КК не могут быть возложены на Основного Реципиента, реализующего программу ГФ на момент работы КК. Деятельность КК реализуется посредством:

• оказания административной и логистической поддержки при организации заседаний КК;

• ведения, архивирования и распространения протоколов и материалов заседаний КК;

• обеспечения регулярного обновление информации о членах КК и открытого доступа к этой информации, информирование Секретариата Глобального Фонда о любых изменениях в составе КК;

• оказания содействия КК при разработке ежегодного плана работы и календаря заседаний;

• координации документальной регистрации важных мероприятий КК, таких как, разработка страновых заявок, назначение ОР, организация встречи СД, организация партнерских форумов;

• оказания административной и логистической поддержки в процессе выполнения надзорной функции КК и при проведении надзора на местах;

• сбор и распространение информационных материалов и отчетов Глобального Фонда, основных реципиентов и других заинтересованных сторон, представляющих интерес для членов КК.

6. Представительство и взаимодействие со СМИ

6.1. Выступать от имени КК по должности может Председатель КК. По поручению КК представлять его интересы могут другие члены КК.

6.2. В интересах налаживания профессионального взаимодействия со средствами массовой информации (СМИ), КК может принять решение о делегировании кого-либо из своих членов для контактов со СМИ по конкретным вопросам. Без решения о делегирования никто, кроме председателя, не может делать заявления для СМИ от имени КК.

7. Конфликт интересов

7.1. Один из основных элементов защиты чести и репутации КК заключается в недопущении воздействия конфликта интересов на процессы принятия решений. Обычно конфликт интересов представляет собой ситуацию, при которой член КК имеет конкурирующие профессиональные или личные финансовые интересы, которые могут фактически или предположительно повлиять на его способность надлежащим образом исполнять свои обязанности в наилучших интересах СД.

7.2. Конфликт интересов может создавать впечатление, что решения, принимаемые членом КК, являются предвзятыми. Поэтому конфликты интересов могут компрометировать КК или подрывать общественное доверие к нему.

7.3. В частности заинтересованность может возникать в случаях, если член КК — лично или через ассоциированную организацию — получает в течение последних 2 лет средства в виде пожертвования от кандидата на ОР или от потенциального СР; если он входит в исполнительные или совещательные или руководящие органы кандидата на ОР и СРов.

7.4. Все голосующие члены КК должны задекларировать известные им конфликты интересов в самом начале работы КК и в дальнейшем каждый год.

7.5. Кроме того, все члены КК обязаны сообщать в письменном виде о наличии конфликта интересов по мере их возникновения в ходе осуществления КК своих функций. Для сообщения о возможном конфликте интересов члены КК обязаны проинформировать КК о сути конфликта интересов, обстоятельствах усиливающих или ослабляющих конфликт интересов, а также о том, насколько существующий конфликт интересов может повлиять на принятие членом КК непредвзятого решения по конкретному вопросу.

7.6. Разрешение вопроса о конфликте интересов на стороне того или иного члена КК разрешается всеми членами КК в порядке, определенном для принятия решений КК. Декларация о конфликте интересов прилагается Сектерарем КК к протоколу очного заседания КК или протоколу конференц звонка КК. В случае, если вопрос решается посредством обмена электронными сообщениями, скан-копия подписанной членом КК декларации направляется им в качестве приложения к электронному сообщению в цепочку электронных сообщений по обсуждаемому вопросу. В случае необходимости,к примеру, если вопрос о невозможности участия члена КК в голосовании по конкретному вопросу решается путем голосования, Секретарь КК может создать отдельную цепочку сообщений по вопросу о голосовании в связи с решением об исключении конкретного члена КК из числа голосующих членов КК по тому вопросу, о котором у данного члена КК имеется конфликт интересов.

8. Надзор за деятельностью основных реципиентов и реализацией программ и оценка реализации программ

8.1. КК осуществляет надзор за работой ОР и СР и проводит их оценку для отслеживания достижения ОР и СР согласованных целей реализуемых ими программ и обеспечения их подотчетности перед СД.

8.2. Как функция КК, надзор подразумевает выявление недостатков и узких мест, устранение корня проблем и системных ошибок, решение которых выходит за рамки компетенции ОР. Надзор также предполагает стратегический мониторинг реализации результатов с точки зрения успеха применяемых стратегий и подходов. При осуществлении функции надзора КК не имеет права ограничиваться только проверкой и анализом документации, представляемой ОР и СР, но обязан периодически проводить выездные проверки для мониторинга, оценки и контроля реализации программ на местах.

8.3. Показателями эффективного надзора за выполнением программы ГФ являются:

• Своевременное получение КК информации и о ходе реализации программы;

• Предоставление КК ОР и СР-ам регулярных комментариев (откликов) о выполнении ими программы;

• Оперативное выявление проблем и недостатков, влияющих на выполнение программы, и оказание помощи ОР и СР в их разрешении в течение квартала после выявления;

• Принятие КК решений по системным вопросам, выходящим за рамки компетенции ОР, самостоятельно и/или с помощью других партнеров, или ГФ;

• Наличие прозрачных и хорошо документированных каналов и уровней коммуникации между КК и ОР;

• Регулярность и полнота отчетов ОР Глобальному Фонду.

8.4. Для повышения эффективности выполнения надзорных функций КК:

i. Обеспечивает распространение членами КК информации о результатах надзора среди представляемых ими групп, а также среди членов СД;

ii. Согласовывает сроки проведения обзоров программ грантов ГФ со сроками проведения оценки национальных программ;

iii. Там, где это уместно, принимает участие в оценке национальных программ с целью усиления подотчетности программ, финансируемым Глобальным Фондом;

iv. Содействует усилению подотчетности и ответственности страны путем вовлечения широкого и представительного круга национальных партнеров в осуществление надзорных мероприятий;

v. Обеспечивает доступность информации и прозрачную отчетность по вопросам финансирования ГФ.

8.5. КК оставляет за собой право принимать окончательные решения по выбору и утверждению мероприятий, направленных на решение проблем и устранение недостатков.

8.6. План КК по надзору представляет собой документ, который содержит примерное описание процедур и мероприятий, выполняемых в ходе реализации КК функции надзора, а также необходимое для этого финансирование. План KК по надзору утверждается на заседании КК и направляется в Секретариат ГФ.

9. Оценка деятельности КК и подотчетность КК

9.1. Внутренняя оценка деятельности КК проводится самими членами КК, в том числе с возможностью привлечения внешних технических экспертов.

9.2. Оценка деятельности КК проводится внешними экспертами по приглашению КК.

9.3. Приодичность оценки деятельности КК определяется КК. Предложение об оценке деятельности КК могут поступать от членов СД, либо Секретариата Глобального Фонда.

9.4. Результаты такой оценки оформляются протоколом и доводятся до сведения членов СД и КК, а также направляются в Секретариат Глобального Фонда.

9.5. КК ежегодно публикует отчет о своей деятельности

9.6. КК подотчетен СД и обязан извещать СД о своей деятельности и принимаемых решениях. Секретарь КК или по его поручению Председатель КК извещает СД о принятых решениях путем сообщения по электронной почте в адрес участников СД, с приложением при необходимости протокола обсуждения и голосования.

9.10. С согласия или по просьбе КК региональные сети сообществ могут информировать своих членов о работе КК.

Оставить комментарий